แนะนำ, 2019

ตัวเลือกของบรรณาธิการ

ป้องกันเอกสาร Office สำหรับอ่านหรือแก้ไขด้วยรหัสผ่าน

เรารู้วิธีการป้องกันไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านด้วยโปรแกรมภายนอกเพื่อให้ไม่สามารถเปิดโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต

เพื่อปกป้องเอกสารจากการเปลี่ยนแปลงได้ดียิ่งขึ้นวิธีที่ใช้มากที่สุดก็คือการแปลงเป็นไฟล์ PDF (ดูวิธีป้องกันไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านเพื่อไม่ให้เปิดหรือแก้ไข) แต่อาจไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุด

ในบทความนี้เราจะดูวิธี ป้องกันจากการแก้ไขเอกสารที่เขียนด้วย Word, Excel หรือ Powerpoint โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมภายนอกและไม่ต้องแปลงไฟล์ PDF

ข้อได้เปรียบคือพวกเขาสามารถแบ่งปันได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องบังคับให้ผู้รับใช้โปรแกรมเพื่อถอดรหัส

ผู้ที่ได้รับเอกสารสามารถเปิดด้วยโปรแกรม Office ปกติอ่าน แต่ไม่สามารถแก้ไขได้เว้นแต่จะมีรหัสผ่านปลดล็อก

คุณสามารถ ใช้รหัสผ่านกับเอกสาร. docx หรือ. doc, .xls หรือ. xlsx, .ppt หรือ. pptx โดยใช้กระบวนการง่ายๆโดยใช้ Office 2007 หรือ 2010

1) เปิดเอกสารที่มีอยู่หรือสร้างขึ้นใหม่คลิกที่ปุ่ม Office (ซ้ายบน) แล้วเลือก บันทึกเป็น

2) ในหน้าต่าง Save คลิกที่ Tools จะเขียนที่ด้านล่างและเลือก General Options

3) ที่นี่คุณสามารถ ตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ หรือ รหัสผ่านสำหรับแก้ไขเอกสาร และกด OK ยืนยันรหัสผ่านสำหรับการตรวจสอบซ้ำ

ข้อแรกช่วยให้คุณสามารถ ป้องกันเอกสารได้ เพื่อไม่ให้สามารถเปิดอ่านได้โดยไม่ต้องรู้รหัสผ่าน

ข้อที่สองช่วยให้คุณสามารถเปิดให้ทุกคนได้ แต่จะ ทำให้ไม่สามารถแก้ไขได้ โดยไม่ต้องรู้รหัสผ่าน

คุณยังสามารถตั้งรหัสผ่านที่แตกต่างกันได้เพื่อเปิดเอกสารและอีกชุดหนึ่งเพื่อเปลี่ยนรหัสผ่าน

ในหน้าต่างตัวเลือกทั่วไปคุณสามารถกดปุ่ม ป้องกันเอกสาร เพื่อสร้างส่วนด้านขวาที่ปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวเลือกที่กำหนดเองได้

จากนั้นให้ปิดหน้าต่างบันทึก (โดยการกด Cancel ) และเลือกว่าต้องการ ป้องกันไฟล์ Word หรือ Excel จากการฟอร์แมตการเปลี่ยนแปลง และล็อกการเปลี่ยนแปลง แต่ ให้คุณเพิ่มความคิดเห็นแก้ไขหรือกรอกแบบฟอร์ม ได้

สุดท้าย คลิก ที่ Apply protection เพื่อตั้งรหัสผ่าน

โปรดทราบว่าหากคุณลืมรหัสผ่านคุณจะไม่สามารถเปิดหรือแก้ไขเอกสารนี้ได้

มีบางโปรแกรมค้นหารหัสผ่านของเอกสาร Word ที่มีการป้องกัน แต่ไม่สามารถใช้งานได้หากรหัสผ่านมีความซับซ้อนและยาว

เมื่อผู้ใช้พยายามเปิดเอกสารที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านระบบจะขอให้เขาป้อนข้อมูลและเอกสารจะไม่สามารถใช้งานได้จนกว่าจะได้รับอนุญาต

เช่นเดียวกับรหัสผ่านการเปลี่ยนแปลงที่ผู้ใช้ไม่มีรหัสผ่านสามารถอ่านไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนรหัสผ่านได้
นี่เป็นวิธีที่ดีในการแชร์และส่งเอกสารไปยังเอกสารอื่น ๆ อย่างเป็นทางการ (สัญญาหรือเอกสาร) โดยไม่เสี่ยงต่อการเปลี่ยนแปลงและเหนือสิ่งอื่นใดโดยไม่จำเป็นต้องสร้างไฟล์ PDF

Top